Préposé à la réception et au secrétariat

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SOMMAIRE DU POSTE

Relevant de l’adjointe à la direction, le préposé à la réception et au secrétariat est appelé à fournir un service à la clientèle d’une excellente qualité. Il répond avec promptitude aux demandes d’information de la clientèle autant par les communications courriel que téléphoniques. Il soutient les membres du personnel de l’administration dans les domaines des inscriptions, de la location de salle, du maintien à jour des listes de membres, du suivi de la correspondance et de l’entretien des ressources matérielles.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

  • Achemine aux personnes appropriées les courriels et les appels entrants au MIFO.
  • Reçoit le courrier et les livraisons.
  • Guide les membres ou clients, qui se présentent au MIFO en personne dans leur inscription aux divers programmes d’activités ainsi que pour d’autres programmes et services existants dans la communauté.
  • Effectue la vente de billets en personne et par téléphone dans le cas de certains événements.
  • Fournit du soutien en matière de traitement de texte, de la révision de textes et de la rédaction de correspondance, au besoin.
  • Fournit un soutien en matière de tâches administratives, au besoin.
  • Prend les mesures pour que soient entretenus les équipements tels que la photocopieuse, la timbreuse, le télécopieur, l’Interac, soit par l’ajout d’encre ou de fonds; peut être appelé à communiquer avec un technicien, si requis.
  • Effectue les différents rapports découlant de l’utilisation des équipements de bureau.

EXIGENCES ACADÉMIQUES, EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

  • Diplôme d’études collégiales.
  • Un minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire.
  • Une excellente maîtrise du français écrit et parlé.
  • De très bonnes capacités de communiquer par écrit ou à l’oral en anglais.
  • Une très bonne maîtrise de l’utilisation des appareils usuels de bureau, des logiciels de la Suite Microsoft et de l’internet.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Avoir de l’entregent.
  • Excellentes habiletés pour la communication interpersonnelle.
  • Être orienté vers le client.
  • Faire preuve d’initiative.
  • Avoir le sens de l’organisation et des priorités.
  • Savoir informer.
  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues.
  • Posséder une grande ouverture d’esprit.
  • Posséder de bonnes aptitudes techniques.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Le nombre d’heures varie en fonction des besoins de remplacement.
  • Poste contractuel.

Pour joindre la grande famille du MIFO, veuillez faire parvenir une lettre indiquant comment votre candidature répond aux exigences de ce poste ainsi que votre curriculum vitae à l’adresse suivante :

MANON GAUDREAU-CHEVALIER
Adjointe à la direction

[email protected]
Mouvement d’implication francophone d’Orléans
6600, rue Carrière Orléans (Ontario) K1C 1J4

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt, toutefois nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue. Le MIFO souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à respecter la diversité et l’intégration dans ses pratiques d’emploi.

Nous reconnaissons le droit des candidats et des employés à être traités de façon juste et équitable, en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario. Sur demande, le MIFO s’adaptera aux besoins des personnes handicapées lors des processus de recrutement et d’évaluation, ainsi qu’au moment de l’embauche