Politique de confidentialité

Le MIFO est fermement engagé à fournir des services de qualité à ses utilisateurs et à la collectivité en général. C’est dans cet esprit qu’une politique de confidentialité visant à protéger les renseignements personnels a été développée. La politique est fondée sur les dix principes énoncés dans la « Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada ».

Dans le cadre de la politique de confidentialité du MIFO, les définitions suivantes sont utilisées.

Renseignements personnels : Tout renseignement permettant d’identifier un individu, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresses et numéros de téléphone de son lieu de travail.

Client : Parents, enfants, employés, bénévoles, stagiaires, membres.

Consentement : Acceptation volontaire de ce qui est fait ou proposé. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite est expressément donné, verbalement ou par écrit. Sans équivoque, le consentement explicite ne supporte aucune inférence de la part de l’organisation qui cherche à obtenir le consentement. Il y a consentement implicite lorsque le comportement ou l’inaction de l’intéressé permet raisonnablement de conclure au consentement.

Le MIFO est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient, incluant les informations de nature personnelle acquises dans le cours de ses opérations par les membres de son personnel, de son conseil d’administration et de ses autres comités.

L’agent administratif est désigné comme responsable de la mise en oeuvre du code de confidentialité et du respect des principes qui y sont énoncés.

Chaque membre du personnel, membre du conseil d’administration et des comités du MIFO a l’obligation de prendre connaissance de la présente politique de confidentialité, de signer une entente de confidentialité et d’en respecter les modalités.

Le MIFO recueille des renseignements personnels pour répondre aux fins décrites ci-dessous. Les clients seront informés des buts de la collecte de renseignements de façon claire, concise et compréhensible.

Renseignements personnels sur la clientèle :

• Répondre aux exigences imposées par certaines lois telle que la « Loi sur les garderies de l’Ontario »;
• Garantir la santé et la sécurité des clients;
• Évaluer les besoins de services de la clientèle;
• Recueillir des statistiques afin de dresser des bilans internes et externes (exigés par certains bailleurs de fonds);
• Permettre d’évaluer la prestation des services;
• Permettre de développer de nouveaux services.

Renseignements personnels sur les membres du personnel et les contractuelles :

• Permettre de répondre aux exigences imposées par certaines lois;
• Assurer la sécurité et l’intégrité physique et morale de la clientèle;
• Assurer la qualité et l’uniformité de la prestation des services à la clientèle (dotation, formation, etc.);
• Permettre l’administration des processus administratifs internes destinés aux employés (chèques de paye, relevés d’emplois, gestion des banques de congés, etc.).

Le MIFO assure que tous les clients comprennent bien les raisons qui motivent la collecte de renseignements et l’utilisation qui en sera faite. Le MIFO s’engage à obtenir le consentement des clients concernés pour recueillir ou communiquer ces renseignements.

Tout client peut retirer son consentement en tout temps. Dans le cas d’un employé, le retrait du consentement peut mettre fin aux démarches d’embauche du MIFO.

Le MIFO ne peut communiquer des renseignements personnels à l’insu de son client sauf dans les situations suivantes :

• Situations d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de tout individu;
• Information exigée par la loi ou par assignation, mandat ou ordonnance d’un tribunal ou d’un organisme investi des pouvoirs requis (par ex., la Société d’aide à l’enfance);
• Information exigée par un organisme à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial (par ex. l’impôt);

Le MIFO ne recueillera aucun renseignement personnel qui n’est pas raisonnablement nécessaire aux fins légitimes déterminées et pour lesquelles un consentement n’a pas été obtenu.

Le MIFO communique ou conserve les renseignements personnels uniquement pour les fins légitimes précisées à la personne concernée et pour lesquelles un consentement a été obtenu.

Les renseignements personnels seront gardés selon le calendrier de conservation ci-dessous :

• Dossier des administrateurs – sept ans après le départ de l’organisme;
• Dossier des employés et des contractuelles – cinq ans après le départ de l’organisme;
• Dossier des enfants du MIFO – deux ans;
• Informations personnelles concernant les membres de l’organisme – deux ans.
• Informations de nature financière – sept ans (incluant les informations de rémunération des membres du personnel des contractuelles ainsi que des paiements des parents);
• Informations concernant les demandes d’emploi, les demandes de service des parents et les appels d’offres – un an.

Les renseignements personnels ayant servi à prendre une décision au sujet d’une personne seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’y avoir accès après que la décision a été prise. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires pour remplir les fins précisées, ils seront détruits, effacés ou rendus anonymes.

Le MIFO maintient les renseignements personnels aussi précis, complets, à jour et pertinents que l’exige la tenue des dossiers personnels de ses clients et les motifs de leur utilisation.

Le MIFO a la responsabilité de protéger les renseignements personnels qu’il détient contre la perte, le vol, la consultation, la reproduction, ainsi que l’utilisation ou la modification non autorisée. Cette responsabilité s’applique à toute forme de conservation de document.

Afin de respecter cet engagement, le MIFO a mis en place les mesures suivantes :

• Les classeurs contenant des renseignements personnels doivent être verrouillés;
• Les bureaux et les espaces de rangement dans lesquels se retrouvent des archives contenant des renseignements personnels doivent être verrouillés lorsque non utilisés par le personnel;
• Les systèmes informatiques ou fichiers contenant des renseignements personnels doivent être accessibles uniquement par le personnel autorisé à consulter et à modifier l’information, et ceux-ci doivent être protégés par des mots de passe;
• Les informations contenant des renseignements personnels et transmises de façon électronique doivent se faire via des sites sécurisés;
• Les membres du personnel ayant accès aux renseignements personnels doivent être clairement identifiés.

Le MIFO a la responsabilité d’informer les clients des politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels en vigueur. Pour ce faire, les clients seront informés par le biais d’une feuille explicative de la politique de confidentialité de l’organisme, comprenant les dix principes de base énoncés dans la « Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada »

Lorsque le client en fait la demande, le MIFO lui fait part, dans un délai raisonnable, des renseignements personnels dont il dispose à son sujet, de l’utilisation qu’il en fait et des personnes auxquelles cette information a été divulguée.

Le dossier du client peut être consulté sur place ou photocopié, mais ne peut en aucun temps être retiré de l’organisme.

La direction ne pourra fournir les renseignements personnels dans les cas suivants :

• S’ils révèlent des renseignements personnels sur un tiers et que ces informations ne peuvent être retirées du présent dossier;
• S’ils sont assujettis au secret professionnel ou à une procédure judiciaire;
• S’il s’agit de renseignements exclusifs ou confidentiels sur les activités d’un employé ou s’ils ne peuvent être divulgués pour une raison d’ordre légal.

Dans le cas où le personnel du MIFO refuse d’accéder à une demande d’un client concernant l’accès à son dossier, il doit indiquer les motifs de son refus, à moins que la loi ne l’interdise, et le client pourra alors contester la décision auprès de la personne attitrée à la gestion des plaintes de l’organisme.

Si un client se sent lésé dans ses droits en ce qui concerne la protection de ses renseignements personnels par le MIFO, il peut formuler une plainte à la direction générale de l’organisme. Une enquête sera faite pour chacune des plaintes acheminées. Le client sera informé du résultat de l’enquête. Si une plainte est jugée fondée dans le cadre du processus d’examen des plaintes internes ou externes, l’organisme prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques si nécessaire.

Si le client est toujours insatisfait de la façon dont la direction générale a répondu à sa plainte, il peut soumettre par écrit une plainte au conseil d’administration du MIFO qui devra y répondre. Si le client est toujours insatisfait de la façon dont on a répondu à sa plainte, il peut soumettre par écrit une plainte au :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3

MIFO, juillet 2007